一、前言

電子郵件在 RPA 流程中通常扮演著最後一道「輸出成果」的角色，Power Automate Desktop 內建的郵件動作為 Outlook，目前尚無直接支援 Gmail 的動作，若有需要使用 Gmail 的話，可能會需要透過網頁瀏覽器的方式進行自動化，或是將 Gmail 信箱新增至 Outlook。

這篇文章中，我會分享如何利用 Power Automate Desktop 的 Outlook 自動化功能，根據特定條件自動寄送回覆給特定條件的郵件。

二、Outlook 自動化情境說明

這個自動化流程的目標是檢索 Outlook 中來自特定寄件者的未讀郵件，並針對其第一封郵件回覆 OK。整個流程的步驟如下：

（需預先寄送測試一封信件給自己）

1. 啟動 Outlook

2. 擷取來自 Outlook 的電子郵件

3. 回覆 Outlook 訊息

參考流程腳本

流程運作影片

三、流程步驟說明

1. 啟動 Outlook：如同 Excel 或網頁瀏覽器操作的第一步，Outlook 自動化的第一步一樣需要使用「啟動」的這項動作。

2. 擷取來自 Outlook 的電子郵件：
   下一步的目標是讓 RPA 讀取 Outlook 內的郵件訊息，因此在左側 Outlook 欄位中找到「擷取來自 Outlook 的電子郵件訊息」，將其拖曳至中間的流程編輯區。打開此動作方塊可以看見有不少欄位內容可調整，此次情境使用到的有「帳戶」、「郵件資料夾」、「擷取」、「寄件者包含」、「附件」和調整「標示為已讀取」的這些欄位。
   比較需注意的是「郵件資料夾」欄位目前在 Power Automate Desktop 介面中，並無法直接以下拉的方式做選擇，得回到 Outlook 介面中確認此處要讓 RPA 擷取的資料夾為何。此處採用的是收件匣（若 Outlook 的介面設定為英文，則此處需改為填入英文）。
   

3. 回覆 Outlook 訊息：
   這個動作的目標是讓 RPA 在讀完指定郵件資料夾後，設定回覆哪封信，並且回覆內容或附件為何。
   帳戶的部分填寫使用的 Outlook 帳號名稱。
   本次在「郵件訊息」的欄位中填入 %RetrievedEmails[0]% ，RetrievedEmails 這個變數是前一個擷取郵件訊息動作後儲存該訊息內容的變數，[0] 代表在這些訊息中檢索到第一封符合條件的郵件。此處回應動作設定「回覆」；本文則簡單的填上 OK。
   

四、小結

郵件自動化流程是 RPA 中相對簡單易懂且能快速應用的功能。常見的情境包括自動回覆郵件、自動下載郵件內容或附件等操作。雖然目前 Power Automate Desktop 支援的郵件系統僅限於 Outlook，但這項功能仍非常值得推薦給有相關需求的夥伴們。

透過本文介紹的簡單信件自動化流程，你可以輕鬆上手並體驗自動化的便利。同時，也建議大家探索其他未在本文提及的 Outlook 功能，如處理與儲存郵件。這些功能常用於自動化移動郵件、刪除郵件或添加標示等操作，非常實用。

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